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La constitution, la gestion et la maintenance d’une flotte automobile en bref

La constitution, la gestion et la maintenance d’une flotte automobile en bref

Publié le 09 mars, 2018

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Préalablement à la constitution d’une flotte, une analyse des besoins est indispensable pour identifier les utilisateurs des véhicules, les kilométrages attendus annuellement et les types de véhicules nécessaires. Cette analyse conduit à la détermination des solutions pour la constitution de la flotte : en la matière, aucune règle n’est universellement valable. Deux options principales se présentent : l’achat des véhicules ou la location longue durée (LLD), avec la possibilité de combiner.

La LLD de 12 à 60 mois est la formule adoptée par la quasi-totalité des grandes et moyennes entreprises car elle les dégage quasiment de toute préoccupation de gestion, le prestataire pouvant assurer la mise en place des véhicules, leur entretien et renouvellement, ou même l’assurance ou la gestion des incidents. Cette externalisation globale offre à l’entreprise une visibilité et un lissage des dépenses appréciables pour la gestion de ses coûts globaux. Par ailleurs, en fonction du volume de véhicules, elle peut négocier au mieux les tarifs, le prestataire étant lui-même en position favorable pour obtenir les meilleurs prix auprès des constructeurs.

L’achat des véhicules est une solution que privilégient souvent les petites et très petites entreprises ; leurs besoins réduits ne les placent pas en position favorable pour négocier des tarifs de LLD avantageux. En outre, elles demandent surtout des véhicules « de société » et utilitaires, ce qui leur permet de bénéficier des avantages fiscaux accordés à ces catégories. N’étant liées à aucun contrat de location, elles ont aussi toute latitude pour revendre ou remplacer leurs véhicules.

Ces deux formules de constitution du parc peuvent être éventuellement mixées, et être complétées pour répondre à besoin ponctuel d’augmentation du parc par la location courte durée.

La gestion et la maintenance du parc dépendent de la méthode retenue pour sa constitution, et sont transparentes dès lors que le prestataire fournit une solution complète. Par contre, si le parc appartient en propre à l’entreprise, celle-ci doit mettre en place un plan de gestion et maintenance, prolongé par une politique de renouvellement.

Un plan d’entretien préventif (aussi appelé proactif) doit être privilégié, piloté par un personnel dédié chargé du suivi des plans d’entretien constructeur et de recueillir les observations des usagers pour anticiper les opérations de maintenance. Une solution plus lourde à organiser mais qui dans la durée se révèle moins coûteuse qu’une démarche uniquement réactive consistant à attendre qu’une panne survienne pour intervenir.

Dernier volet de la gestion du parc, le renouvellement des véhicules lorsqu’ils sont achetés par l’entreprise : outre que des véhicules vieillissant peuvent s’avérer plus coûteux à entretenir, il importe aussi pour éviter tout impact majeur sur la trésorerie d’organiser le rythme et le volume des remplacements. En effet, afin de bénéficier de tarifs auprès du constructeur (ou son concessionnaire), mieux vaut remplacer un lot de véhicules que des unités au fil de l’eau. Cette démarche demande un suivi précis des potentiels des véhicules, un impératif reposant sur une gestion fine de l’entretien et la maintenance !

Par effet direct, la vente d’ex-voitures de flotte représente une part significative du marché de l’occasion – les entreprises ne pouvant acquérir les voitures au terme de la LLD. Les consommateurs peuvent donc faire l’acquisition d’une voiture de flotte auprès de revendeurs spécialisés. L’achat d’une voiture d’occasion en ligne tel que le propose Hertz Rent2Buy, avec des voitures issues de ses parcs de location s’apparente à l’achat de voitures de flotte.

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